Budde Schou – Standardforretningsbetingelser

1. Anvendelsesområde

1.1 Disse standardforretningsbetingelser (“Betingelserne”) gælder for alle ydelser leveret af Budde Schou (“Budde Schou”, “vi” eller “os”) til klienter (“Klienten”), medmindre andet er skriftligt aftalt.

1.2 Betingelserne finder anvendelse på alle nuværende og fremtidige opdrag.

1.3 Hvor en opgave udføres af eller på vegne af en europæisk patentagent, sker dette i overensstemmelse med European Patent Convention (EPC) og EPI Code of Professional Conduct.

2. Professionel standard og regulatorisk overholdelse

2.1 Budde Schou leverer ydelser med den omhu, integritet og uafhængighed, der kræves af professionelle IP-rådgivere.

2.2 Europæiske patentagenter hos Budde Schou handler i overensstemmelse med:

• • EPC artikel 134,
  • EPI Code of Professional Conduct,
  • relevante nationale regler,
  • samt gældende lovgivning.

3. Opgavens omfang

3.1 Opgavens omfang fastlægges i det konkrete engagement letter eller anden skriftlig aftale.

3.2 Vi er alene ansvarlige for det udtrykkeligt aftalte arbejde.

3.3 Vi sammensætter det team, som vi finder fagligt og ressourcemæssigt passende.

3.4 Vores sagsarkiv er elektronisk. Indgående papirpost scannes og originaler destrueres efter kvalitetssikring, medmindre originaler skal returneres.

3.5 Vi forbeholder os ret til at destruere sagsmateriale 5 år efter endelig afslutning.

3.6 Ved skift af rådgiver udleveres kopi af sagsmateriale mod betaling for medgået tid.

3.7 Medmindre andet er aftalt, omfatter vores opdrag ikke:

• • overvågning af fornyelsesfrister,
  • generel rettighedsovervågning,
  • vurdering af tredjemands rettigheder uden særskilt instruks,
  • eller løbende strategisk rådgivning efter afsluttet opgave.

4. Brug af kunstig intelligens og teknologiske værktøjer

4.1 Budde Schou kan anvende teknologiske værktøjer, herunder systemer baseret på kunstig intelligens (“AI”), som et hjælpemiddel ved udførelsen af opgaver for Klienten.

4.2 Anvendelsen af AI sker altid under fuldt professionelt ansvar af en kvalificeret europæisk patentagent eller anden relevant rådgiver hos Budde Schou i overensstemmelse med:

• • European Patent Convention (EPC), herunder artikel 134,
  • EPI Code of Professional Conduct, og
  • øvrige gældende faglige regler og etiske standarder.

4.3 AI-værktøjer anvendes udelukkende som støtteværktøjer. Den endelige faglige vurdering, juridiske analyse og godkendelse foretages altid personligt af den ansvarlige rådgiver.

4.4 Budde Schou sikrer, at brugen af AI ikke kompromitterer:

• • rådgiverens uafhængighed,
  • pligten til omhu og faglig integritet,
  • fortrolighedsforpligtelsen over for Klienten,
  • professionelt ansvar.

4.5 I overensstemmelse med EPI Code of Professional Conduct (herunder bestemmelser om fortrolighed og professionelt ansvar) sikrer vi, at:

• • fortrolige oplysninger behandles med passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger,
  • tredjepartsleverandører af AI-værktøjer er underlagt passende kontraktuelle fortroligheds- o
  • databeskyttelsesforpligtelser,
  • data ikke anvendes til uvedkommende formål.

4.6 Budde Schou fører passende interne procedurer og kontrolforanstaltninger for at sikre kvalitetssikring og dokumentation ved anvendelse af AI.

5. Klientens forpligtelser

5.1 Klienten skal rettidigt give fuldstændige og korrekte oplysninger og instruktioner.

5.2 Klienten er ansvarlig for at overholde fastsatte svarfrister, herunder godkendelse af udkast og instrukser før officielle deadlines.

5.3 Budde Schou er ikke ansvarlig for konsekvenser af manglende eller forsinkede instrukser.

5.4 Instruktioner, som kan medføre retstab (herunder instruktion om at opgive rettigheder), skal gives skriftligt.

5.5 Kommunikation via e-mail anses som skriftlig kommunikation.

5.6 Instruktioner indkommet i e-mailbokse under domænenavnet buddeschou.dk i weekender, på helligdage eller efter kl. 16 på hverdage anses først for at være modtaget af Budde Schou den følgende hverdag medmindre Budde Schou inden da har bekræftet modtagelsen.

5.7 Når vi har informeret om en frist, påhviler det Klienten rettidigt at give instruktioner, så fristen kan overholdes.

5.8 Vi kan ikke holdes ansvarlige for retstab som følge af ukorrekte eller forsinkede oplysninger fra myndigheder, udenlandske agenter eller Klienten eller ved “force majeure” lignende IT-hændelser, såsom cyberangreb, systemnedbrud hos tredjeparter (f.eks. EPO’s portaler eller cloud-udbydere), så længe vi har iagttaget sædvanlig IT-sikkerhed.

5.9 Vi er berettigede til at indhente identitetsoplysninger på klienter og deres reelle ejere i overensstemmelse med gældende regler, ligesom klienter straks skal informere os om ændringer i adresse, ejerskab, kontaktpersoner eller andre forhold, som kan påvirke registreringer eller samarbejdet.

6. Udenlandske samarbejdspartnere og underleverandører

6.1 Ved behov kan vi engagere udenlandske patent- eller varemærkeagenter.

6.2 Sådanne agenter anses for selvstændige rådgivere.

6.3 Vi kan anvende underleverandører (herunder oversættere, fornyelsesleverandører, søgeleverandører, tekniske tegnere m.v.).

6.4 Budde Schou er ikke ansvarlig for fejl begået af udenlandske agenter eller underleverandører, medmindre grov uagtsomhed kan påvises ved valg eller instruktion.

7.Fortrolighed

7.1 Vi er underlagt streng fortrolighedspligt i henhold til EPI-regler og gældende lov.

7.2 Fortrolige oplysninger videregives kun:

• • med Klientens samtykke,
  • når nødvendigt for opgavens udførelse,
  • eller hvis påkrævet ved lov.

7.3 I henhold til Retsplejelovens §170 er vores europæiske patentagenter undtaget fra vidnepligt inden for lovens rammer.

7.4 I henhold til EPC Rule 153 er kommunikation med European Patent Attorneys beskyttet i EPO-procedurer.

7.5 Vi kan ikke garantere tilsvarende beskyttelse i alle internationale jurisdiktioner.

8. Interessekonflikter og uafhængighed

8.1 Vi foretager konfliktkontrol i overensstemmelse med professionelle regler.

8.2 Hvis en uafhjælpelig konflikt opstår, kan vi fratræde opgaven.

8.3 Vi bevarer professionel uafhængighed i alle rådgivningsforhold.

8.4 Eventuelle kommercielle relationer til leverandører påvirker ikke vores professionelle uafhængighed.

9. Honorarer og betaling

9.1 Honorar beregnes på timebasis, fast pris eller anden aftalt model. Budde Schou forbeholder sig ret til at regulere timesatser og faste honorarer årligt, typisk pr. 1. januar, eller med en måneds varsel.

9.2 Officielle gebyrer og tredjemandsomkostninger faktureres særskilt. Ved afregning af officielle gebyrer og omkostninger til tredjemand i fremmed valuta, er Budde Schou berettiget til at foretage omregning til danske kroner med et tillæg til dækning af kursrisiko og administrationsomkostninger.

9.3 Vi kan kræve forskud og forbeholder os ret til at modregne ubetalte fakturaer i eventuelle indestående midler.

9.4 Ved manglende betaling kan arbejdet suspenderes.

9.5 Omkostningsoverslag er ikke bindende, medmindre dette er udtrykkeligt aftalt.

10. Ansvar og ansvarsbegrænsning

10.1 Budde Schou er ansvarlig i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.

10.2 Vi kan ikke garantere udfald af myndigheders eller domstoles afgørelser.

10.3 Vores samlede ansvar pr. opdrag er begrænset til det højeste af:
det samlede honorar faktureret for den pågældende opgave,
DKK 10.000.000,

10. Ansvar og ansvarsbegrænsning

10.1 Budde Schou er ansvarlig i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler.

10.2 Vi kan ikke garantere udfald af myndigheders eller domstoles afgørelser.

10.3 Vores samlede ansvar pr. opdrag er begrænset til det højeste af:
det samlede honorar faktureret for den pågældende opgave,
DKK 10.000.000.

10.4 Uanset det under pkt. 10.3 anførte, er vores samlede ansvar pr. opdrag altid begrænset til den dækning, der udbetales under Budde Schous professionelle ansvarsforsikring, hvis denne dækning måtte være mindre end DKK 10.000.000.

10.4 Det samlede ansvar for alle krav rejst inden for et kalenderår kan ikke overstige DKK 25.000.000.

10.5 Vi er ikke ansvarlige for indirekte tab, herunder driftstab, tabt fortjeneste, goodwill eller følgeskader.

10.6 Ansvarsbegrænsningen gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed.

10.7 Krav skal fremsættes senest 12 måneder efter, at Klienten blev eller burde være blevet bekendt med forholdet.

10.8 Klienter giver afkald på at rejse krav direkte mod Budde Schous partnere, ansatte eller konsulenter personligt, og ethvert krav kan udelukkende kan rettes mod selve selskabet Budde Schou.

11. Professionel ansvarsforsikring

Vi har tegnet professionel ansvarsforsikring i overensstemmelse med gældende krav.

12. Databeskyttelse

Personoplysninger behandles i overensstemmelse med GDPR og vores privatlivspolitik.

13. Ophør

Ved ophør faktureres udført arbejde og afholdte omkostninger.

14. Lovvalg og værneting

Dansk ret finder anvendelse. Tvister afgøres ved Sø- og Handelsretten.